Agent(e) de bureau (Services administratifs)

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Cité de Dorval

Fonction
Agent(e) de bureau

Statut
Auxiliaire

Nombre de postes disponibles 
Un (1)

Service
Services administratifs

Lieu de travail
Hôtel de ville

Heures
35 heures/semaine

SALAIRE
Groupe de traitement 5 (36 692$ à 49 717$)/salaire 2018

Disponibilité

Date de début prévue

Jour

Dès que possible

Cet avis s’adresse aux employés de la Cité de Dorval et aux candidats de l’externe.

Nature et caractéristiques de la fonction :

Le travail consiste à effectuer, dans un ou plusieurs domaines tels que budget, personnel, service au comptoir, dossiers et autres activités de support administratif et opérationnel, diverses tâches relatives au travail général de bureau.

Principales responsabilités et tâches (ne se limitant pas) :

Tient des échéanciers, registres, index, fichiers, organigrammes administratifs, etc., dresse des tableaux, listes, etc. ; assure le suivi des échéances de factures, de comptes, de rapports et autres documents relativement à des activités et exerce, par ces moyens, des contrôles d’ordre administratif et opérationnel.
Ouvre, monte et maintient à jour des dossiers, coordonne leur cheminement et s’assure que les dossiers devant être traités contiennent les pièces et renseignements requis.
Code et indexe, à l’aide de systèmes préétablis, des documents et autres données, établit, au besoin, des renvois permettant de retracer des informations.
Obtient de la documentation relative à des activités ; exerce un contrôle sur la circulation de ladite documentation.
Effectue de la compilation et de la transcription des données sur divers sujets requérant de l’ajustement, de la mise à jour, du regroupement, de la sélection et du tri, le choix de la présentation, etc.
Complète, vérifie ou certifie divers formulaires, bons de livraison, factures, réquisitions, feuilles de temps, lots de fiches, billets d’outillage, rapports d’accidents, cahiers d’examens, billets de contravention, avis et bordereaux, relevé d’assiduité ; mise à jour des biens mobiliers, etc. et s’assure de leur conformité avec les pièces justificatives, les règlements ou les directives.
Confectionne, à l’aide de données établies, des preuves de créances, des états d’ajustements, des avis, etc.
Emet certains permis, cartes d’ouvrage, reçus, etc. et donne effet à des certificats et autres documents de même nature après en avoir vérifié la conformité avec les exigences requises.
Communique par téléphone ou au comptoir avec le public, les services municipaux et certains organismes, relativement à des informations reliées à ses activités ; assiste les contribuables et autres requérants dans leurs démarches ; transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, les règlements municipaux, les étapes à suivre, etc.
Effectue et/ou vérifie, à l’aide de données établies et précises, des calculs de facturation, de coûts estimatifs et progressifs de travaux, de frais de main-d’œuvre et de matériel, de prix de revient, d’intérêt, etc., balance divers comptes et factures.
Rédige et vérifie de la correspondance et des rapports d’ordre courant pertinents à ses activités.
Effectue ou oriente la recherche de renseignements précis à diverses sources afin de fournir les informations nécessaires ou de compléter des dossiers. 
Compulse de la documentation, la résume, en extrait des données et en dégage des conclusions quant à la distribution, à l’utilisation future, aux corrections et annotations à apporter.
Perçoit et encaisse, au besoin, certaines sommes d’argent lors de l’émission de permis ou de certificats, de la vente de différents documents, etc., effectue les travaux relatifs à la tenue d’une petite caisse.
Corrige des parties objectives d’examens de qualification à l’aide de clés de correction et autres directives appropriés ; surveille la tenue d’examens, fournit aux candidats les renseignements appropriés.
Effectue divers travaux relatifs à la tenu d’un inventaire du matériel et des fournitures de bureau ; tient compte des besoins des utilisateurs, prépare les demandes d’approvisionnement et voit, lorsque requis, à leur distribution.
Effectue les activités de son ressort en opérant au besoin divers équipements de bureau tels que machine à écrire, terminal, téléscripteur, micro-ordinateur, radio-téléphone, calculatrice, etc.
Guide et oriente quelques employés affectés à des tâches connexes et vérifie la qualité du travail.
Utilise, au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l’emploi, tout en ayant recours à la programmation appropriée.
Effectue toute autre tâche connexe.

Formation et expérience

DEP ou un AEC en secrétariat
Posséder une (1) année d’expérience dans un domaine similaire à l’emploi

Habiletés et caractéristiques recherchées:

Connaissance de l’arithmétique
Connaissance des méthodes de classement et de la tenue de registres
Connaissance du travail général de bureau
Rédiger des rapports et de la correspondance d’ordre courant
Faire preuve de jugement, de tact et de courtoisie
Opérer des appareils de bureau
Guider et orienter le travail d’employés

Les personnes intéressées et possédant les qualifications ci-haut énumérées sont priées de poser leur candidature avant le 11 juin 2021 à 16h30.

Prendre note que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

La Cité de Dorval applique les principes d’égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques ainsi que les personnes présentant un handicap à soumettre leur candidature et mentionner expressément leur groupe d’appartenance.